Um dos maiores obstáculos enfrentados pela gestão de consultórios e clínicas ainda é garantir a presença dos pacientes nas consultas marcadas. Mas o problema maior é que o sucesso de qualquer estabelecimento da área da saúde depende exatamente da presença frequente de seus pacientes!
Aí se encontra, portanto, um grande desafio gerencial: encontrar a melhor maneira de fazer com que os pacientes não se esqueçam dos compromissos ou pelo menos que se preocupem em cancelar a marcação quando efetivamente não puderem comparecer.
Acha a preocupação exagerada? Pois definitivamente não é! Entenda agora mesmo por que essa confirmação é tão importante para seu estabelecimento e comece você também a se preocupar:
Redução de custos
Imagine ter que direcionar uma pessoa só para, diariamente, pegar a agenda de pacientes do dia seguinte e ligar para cada um, confirmando sua presença na consulta marcada ou desmarcando o compromisso e tentando, nesse caso, preencher as lacunas.
Além de demandar um enorme tempo de trabalho desse funcionário — afinal, se a agenda está cheia, serão vários os pacientes para os quais fazer ligações —, seus gastos com conta de telefone serão bem mais altos do que se você contasse com uma estratégia mais simples e eficaz.
Pense bem: se os pacientes fossem lembrados de suas consultas por e-mail ou SMS, por exemplo, seria possível reduzir os gastos relacionados a essa atividade extra. Isso sem contar que os próprios pacientes podem responder melhor à iniciativa, por ser bem menos invasiva e extremamente eficiente.
Abertura de espaço
Um paciente que cancela a consulta por não poder comparecer naquele horário marcado representa uma nova oportunidade para encaixar na agenda aquele outro paciente que demonstrou uma certa urgência em se consultar.
Por isso é tão importante compreender que a confirmação de presença é indispensável para a boa logística da agenda, garantindo que seus horários estejam sempre preenchidos e que seus pacientes fiquem mais satisfeitos.
Organização de horários
Saber quais pacientes estarão presentes no consultório e exatamente em quais horários é extremamente importante para a organização dos trabalhos do dia.
Com a presença dos pacientes confirmada, torna-se viável antecipar os documentos e, às vezes, até os equipamentos que serão essenciais para cada consulta, além de saber exatamente quais horários estarão livres para a realização de alguma outra atividade de rotina.
A melhor maneira de confirmar a presença de seus pacientes nas consultas é contando com a ajuda de um sistema de automatização desse serviço, que deve estar integrado à sua agenda.
A ferramenta deve ser capaz de disparar e-mails ou mensagens SMS para os pacientes com consultas marcadas para os próximos dias, permitindo que eles mesmos tenham a autonomia para confirmar ou cancelar esses agendamentos.
Isso sem contar que essa facilidade, que dá conforto aos pacientes para tomarem decisões, também é essencial para o bom funcionamento da clínica ou do consultório.
Agora nos conte: seus pacientes têm o hábito de confirmar presença nas consultas marcadas na sua instituição? Como você tem feito para gerenciar esse aspecto tão importante do seu trabalho? Comente aqui e compartilhe suas experiências conosco!
