Uma grande dúvida dos gestores das instituições de saúde ao contratarem profissionais especializados em TI, é entender como os sistemas e softwares que serão adotados irão ser integrados ao sistema da própria instituição.
Ao longo do artigo, iremos desmistificar todo o processo da integração de sistemas, começando, portanto, pelo conceito da integração.
O que é a integração de sistemas
A integração entre sistemas de informação é o compartilhamento de uma única base de dados, em que os sistemas precisam estar conectados entre si para trocarem informações em tempo real.
Na Tecnologia da Informação, existem os chamados “níveis hierárquicos”, e no processo da integração, todos esses níveis estão presentes. Eles são:
Nível Estratégico (Institucional)
Se trata da organização como um todo, e é um processo permanente e contínuo, que visa sempre decisões futuras; decisões e planejamentos estratégicos.
Nível Tático (Intermediário)
Se refere a cada divisão ou unidade da instituição; decisões e planejamentos táticos.
Nível Operacional (Áreas Funcionais)
Possui um curto alcance e está diretamente ligado à execução da integração. Se trata de cada tarefa ou operação, separadamente (decisões e planejamentos operacionais).
Agora, podemos explicar, de fato, como é realizada a integração de sistemas.
Como é realizada a integração
Primeiramente, a instituição deve contratar uma empresa confiável da área de TI para ser a responsável realizar a integração de seus sistemas.
Caso contrário, pode ser que ocorra um problema para a instituição de saúde que confie em qualquer um para fazer essa tarefa tão delicada.
O primeiro ponto em que qualquer empresa deve colocar sua atenção é se a empresa que irá executar o projeto tem know-how de mercado.
O conceito de “know-how” está totalmente relacionado a inovação, habilidade e eficiência na execução de algum tipo de serviço, seja ele qual for.
Esse é o ponto mais determinante no momento da escolha de uma empresa para realizar uma integração de sistemas. Se o mercado está te dizendo que ela tem competência, é porque isso poderá ser comprovado na prática.
O próprio conceito já mostra que seus gestores devem sempre buscar por esse tipo de empresa ou profissional para prestar serviços para a sua instituição de saúde.
O know-how é adquirido com esforço e dedicação, e precisa de alguns anos para que ele seja desenvolvido e consolidado.
Além disso, também deve ser considerado o know-why. O “know-why” nada mais é do que saber o porque você faz o que faz. Ou seja, saber o motivo porque algo é feito de determinada maneira.
O conceito de know-why surge em função de conhecer o mercado. Para isso, é necessário que a empresa estude o comportamento dos consumidores para desenvolver produtos que atendem realmente seus clientes.
Os sistemas devem gerar resultados que irão atingir os objetivos previamente estabelecidos, e assim como em qualquer setor, é de extrema importância acompanhar cada resultado, para saber quais estão superando os objetivos, quais estão se igualando e quais precisam ser modificados.
Vantagens
A integração dos sistemas da instituição proporciona a ela a melhoria de seu desempenho em relação a todos os aspectos, a redução de custos e também de conflitos entre os sistemas, pois é estabelecida uma única estrutura para a gestão de todos os setores, ligada às estratégias e objetivos da empresa.
As principais vantagens da integração de sistemas de uma instituição de saúde, como um todo, são:
- Acesso a informações estratégicas;
- Ganhos específicos em cada situação;
- Padronização de processos;
- Disponibilidade da informação.
Além disso, é notável a maior satisfação dos pacientes em relação ao atendimento que recebem na instituição quando os sistemas são integrados, pois fica tudo mais organizado e qualquer questão é mais rapidamente resolvida, pela melhoria na comunicação.
A integração dos sistemas possibilita ainda a realização de uma única análise crítica e a melhoria da comunicação entre setores, já que é utilizado apenas um único grupo de objetivos e uma abordagem integrada de equipe, e abordagem total para o gerenciamento dos riscos institucionais, ao certificar que todas as consequências de uma determinada ação sejam consideradas.
Desafios
O maior desafio ao integrar qualquer tipo de sistema a algum outro sistema ou software está justamente na forma em que o antigo já funcionava. Ou na forma em que ele foi executado inicialmente.
Normalmente, as instituições lidam com cada aspecto dela (segurança de funcionários e pacientes, agendamento de consultas e procedimentos, setor de farmácia e nutrição, etc) de maneiras separadas. Então, mudar a “filosofia” de gestão da organização neste aspecto acaba sendo uma tarefa mais complicada.
Além disso, cada setor é comandado por um profissional diferente, que possuem formações diferentes. Portanto, além de tudo, é necessário que todos eles cheguem a um senso comum ao integrar cada sistema.
Um outro grande desafio é o tempo de implantação e o custo da integração que costuma ser mais elevado. Além de envolver muitos processos, necessita de inúmeros testes até que seja totalmente finalizado.
Estes testes também são o motivo do longo tempo de implantação. Apenas depois de todos eles serem realizados, o software poderá funcionar de maneira correta e, principalmente, confiável no sistema da instituição.
Integração do agendamento online ao seu sistema de gestão
Em artigos anteriores, já abordamos as inúmeras vantagens de se ter uma plataforma de agendamento online em sua instituição.
Dentro disso, a integração feita entre o sistema de gestão (ERP) e a plataforma de agendamento online é um dos grandes diferenciais oferecidos pela CM Tecnologia.
Esse diferencial vem do fato de que todo o processo de agendamento pode ser feito online e sem a necessidade de operadores por trás desse processo, como é o caso da rotina de um call center atualmente, ou seja, não é nada escalável.
O agendamento online é, acima de tudo mais rápido, prático e confortável para o paciente agendar seu procedimento. Comparando o tempo de marcação entre o call center e agendamento online, podemos ver uma diferença de mais de 60%.
Enquanto em média um agendamento online demora 02min56seg, a marcação de um procedimento via call center demora cerca de 12:02 minutos.
A maior vantagem é que você não precisará de alguém da sua própria equipe por trás da realização dessa integração. Ela é totalmente feita pela nossa equipe de especialistas em integração do nosso time de Tecnologia da Informação.
Conclusão
Ainda existem alguns desafios quando se trata de inserir os inúmeros benefícios da Tecnologia da Informação nas instituições, porém, as expectativas e necessidades de cada organização devem ser alinhadas para que os gestores da instituição consigam ter a plena consciência dos benefícios que essa integração poderia trazer para a instituição.
Na CM Tecnologia, tudo é feito de forma a conquistar a melhoria do setor de atendimento das instituições de saúde e como principal objetivo, melhorar a experiência do paciente no atendimento à saúde por meio de tecnologias inovadoras.
Além de buscar sempre trazer tranquilidade para o prestador e comodidade no atendimento ao paciente.
A CM Tecnologia atua há mais de 4 anos no mercado de saúde brasileiro com um foco na satisfação do paciente e do prestador. Hoje, estamos presentes em todo o mercado nacional com clientes espalhados em todas as regiões brasileiras.
Somos uma empresa líder nacional em agendamento online integrado e realizamos estudos constantes para aprimorar nossos serviços, para dessa forma, prestarmos o melhor serviço aos nossos clientes e trazer a maior segurança a todos.
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