Quer ter o controle financeiro da sua clínica, mas não sabe por onde começar? Neste artigo vamos te dar dicas práticas para começar a organizar suas finanças ainda hoje e começar a ver os resultados do seu trabalho.
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#1 Registrar todas as operações financeiras
A primeira dica para ter total controle financeiro na clínica é registrar absolutamente todas as transações financeiras que ocorrem na clínica, como por exemplo:
- Recebimento de convênios de planos de saúde;
- Pacientes que pagam consulta particular;
- Pagamento de fornecedores;
- Folha de pagamento dos funcionários;
- Compra de materiais, etc.
O ideal é que esse registro seja feito diariamente, assim você não se perde com todos os comprovantes e notas.
#2 Fluxo de Caixa
Se você começar a seguir a primeira dica, de registrar todas as operações, você está a apenas um passo de fazer o fluxo de caixa da clínica.
Na área financeira, fluxo de caixa corresponde a todo o montante gasto e recebido pela instituição em determinado período.
O fluxo de caixa é uma ferramenta poderosa, com ela você conseguirá compreender melhor:
- Evitar dias no vermelho, devido ao maior controle do padrão de recebimentos e pagamentos;
- Planejar os próximos meses.
Por exemplo, se você faz seu fluxo de caixa diário consegue ajustar as datas dos pagamentos para que sempre sejam depois da maioria dos recebimentos, assim você garante que a clínica sempre opere no azul e evita pagar juros de cheque especial.
No vídeo abaixo você verá mais detalhes a respeito do fluxo de caixa que poderão deixar as coisas um pouco mais claras.
#3 Escolha bem os seus fornecedores
Como falamos na segunda dica deste artigo, organizar as datas de pagamento e recebimentos é essencial para garantir o controle financeiro na clínica.
Por isso é muito importante escolher bem os fornecedores e ter um ótimo relacionamento com eles.
O bom relacionamento fará com que todas as operações ocorram dentro das datas corretas sem comprometer o controle financeiro da instituição.
Ao procurar um novo fornecedor, além de cotar os preços, é necessário conferir:
- Qual a qualidade dos materiais;
- Quais são os prazos de entrega;
- Como é o atendimento do suporte ou SAC ;
- Qual a possibilidade de negociar as datas de pagamento.
Obviamente, se tratando de uma preocupação com o controle financeiro, a primeira coisas que olhamos são os preços do mercado. Entretanto, é preciso sempre priorizar a qualidade.
O ideal, para verificar a qualidade dos materiais, é contratar um perito que realmente entenda dos materiais.
#4 Use a tecnologia a seu favor
Aqui no blog da CM Tecnologia, é possível encontrar inúmeros artigos sobre como a tecnologia pode mudar alguns setores de uma instituição.
Geralmente o problema está na realização de processos manuais que tomam tempo de profissionais que deveriam focar em outras questões.
Como é o caso dos atendentes que precisam fazer várias ligações para confirmação e agendamento de consultas, e no fim acabam estressadas e tratam mal os pacientes.
Vamos combinar que preencher várias planilhas e todo mês fazer os mesmos lançamentos financeiros também pode ser bastante chato, não é mesmo?
Por isso você pode usar a tecnologia para ter o controle financeiro na clínica.
Existem sistemas de gestão para clínicas e consultórios que fazem esses lançamentos automaticamente ao final de cada consulta ou procedimento. Além disso, esses sistemas também fornecem relatórios e gráficos que ajudam na tomada de decisão.
Além disso, muitos sistemas apresentam mais que um controle financeiro! Eles oferecem também:
- Agenda médica;
- Prontuário eletrônico;
- Envio de lembretes para os pacientes;
- Chat interno da clínica.
#5 Planeje sempre
A última dica para ter total controle financeiro na clínica é também a mais importante: tenha um bom planejamento.
Ao fazer seu fluxo de caixa e utilizar relatórios e gráficos é possível realizar projeções para períodos posteriores.
Ou seja, você conseguirá:
- Prever sua receita;
- Atualizar o caixa da clínica
- Programar os investimentos necessários para aprimorar seus resultados.
Se você já quiser começar a fazer o controle financeiro da sua clínica, é só baixar essa planilha gratuita de fluxo de caixa.
Sobre o autor:
Felipe Lourenço é especialista em Informática e Gestão em Saúde pela Universidade de São Paulo (USP). É co-founder & CEO do iClinic, um software online de gestão que organiza as informações de clínicas e consultórios de maneira simples e intuitiva, tornando os processos mais inteligentes e produtivos.
