Você sabe o que é o agendamento online? Trata-se de uma solução já bastante utilizada pelas maiores instituições para agendar consultas e exames no Brasil inteiro.
O agendamento online surgiu, no Brasil, há não mais de 5 anos, e tem se popularizado muito no mercado da saúde. O número de adesão de instituições de saúde e pacientes que estão utilizando o serviço tem crescido significativamente.
Esta solução, significa, o reposicionamento mercadológico das instituições e a oferta de um novo canal de comunicação para os pacientes. Este novo canal possui, obviamente, um método totalmente diferente daquele utilizado nos call center e proporciona mais autonomia aos pacientes.
Assim eles agendam a consulta ou procedimento quando quiserem, de onde estiverem e não somente durante o horário comercial.
Existem muitos outros benefícios para a instituição que vão além do aumento no número de agendamentos de exames e consultas. Entre nossos clientes, já registramos uma redução de até 80% dos gastos com agendamentos.
Vale dizer também que aderindo à solução, os colaboradores do call center terão mais tempo para executar seu trabalho diário. Isso significa que elas poderão das mais atenção às ligações e/ou às pessoas que chegam à instituição.
Como consequência a esse atendimento atencioso, a instituição acabará por fidelizar seus pacientes e isso significa mais benefícios.
Para que você entenda melhor sobre a solução, explicaremos cada uma das etapas do agendamento online nos próximos tópicos.
O agendamento online de exames
Infelizmente, os canais de comunicação tradicionais (via call center) das instituições não proporciona bons resultados:
“26% dos pacientes não conseguem marcar seu procedimento na primeira ligação”
Geralmente os pacientes esperam demais, já no telefone, para realizar o agendamento e quando chegam na clínica precisam esperar mais pelo atendimento. Acontece também de ele não conseguir, como já falamos ou ainda ter que reagendar ou desmarcar e assim passar por todo o processo novamente.
Diferente do agendamento tradicional, o agendamento online é um processo que acaba, até mesmo por reduzir as filas da instituição.
Tudo começa quando o paciente acessa o site da instituição e é levado para o sistema de agendamento online. Chegando lá ele verá todos os campos que precisará preencher de maneira simples e amigável e poderá escolher data, profissional e horário.
São apenas 4 passos com duração média de 2 minutos e meio:
- Escolha do exame a ser realizado;
- Escolha do horário para realizar o procedimento;
- Verificação das escolhas feitas previamente;
- Confirmação do agendamento;
O agendamento online de exames é um processo simples e automático, realizado junto ao sistema de gestão da instituição.
“O agendamento online funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana”
A confirmação dos exames
Depois do agendamento dos procedimentos que mostramos no tópico anterior, o paciente vai para a etapa de confirmação.
É nesta parte que ele dirá se poderá comparecer na data previamente agendada ou não, e é exatamente isso que reduz a taxa de no-show da instituição.
Na prática, depois do agendamento, o paciente recebe, via e-mail e/ou SMS, uma mensagem lembrando-o do procedimento. A taxa de resposta é altíssima e caso seja desmarcado, o sistema automaticamente abre espaço para outros pacientes na mesma hora.
O envio de uma mensagem, seja por SMS e/ou por e-mail é feita em um tempo pré determinado com o intuito de notificar e lembrar o paciente do exame agendado.
A confirmação pode ser feita num período antes do exame que pode ser escolhido de acordo com a maior taxa de resposta, e a instituição percebe que em seu caso haverá um maior número de comparecimento.
Mas pelas análises feitas pela nossa equipe o tempo que tem um maior resultado é um dia antes da data marcada para a realização do procedimento.
A confirmação de exames pode ser feita de dois jeitos: via e-mail ou por SMS, e o mais interessante é que ambos podem ser feitas de maneira automatizada.
Após isso é enviada uma autorização para o sistema de gestão da organização, de acordo com o que o paciente respondeu na mensagem. Confirmando o comparecimento no dia agendado para o exame.
Além do mais, a instituição de saúde tem uma diminuição drástica da taxa de não comparecimento.
Vale ressaltar, que esse serviço pode ser feito tanto para os exames que foram agendados via call center quanto para os que foram feitos online.
Não existe uma necessidade de que o procedimento seja agendado apenas pela plataforma de agendamento online.
Remarcando os exames
O processo mais chato e cansativo que o paciente precisa fazer quando agenda um exame é a remarcação, caso seja necessária.
Porque ele terá que passar por todas aquelas etapas citadas no tópico “ O agendamento dos exames”.
O que causará um transtorno devido a necessidade passar pelo processo novamente, para que consiga enfim, remarcar o procedimento.
Esse processo acaba se tornando doloroso pra muita gente, pela dificuldade e falta de praticidade, com isso, os pacientes acabam optando por não avisar que não comparecerá ao exame fazendo com que a instituição fique com um horário vago e que poderia estar sendo ocupado por outro paciente.
Por meio de uma plataforma que faz todo o processo de agendamento online, existe também o serviço de cancelamento e remarcação do exame.
Esse processo segue a facilidade do agendamento e pode ser feito num espaço minimo de tempo.
“O cancelamento do exame pode ser feito em apenas 2 cliques.”
Com isso o paciente, poupa tempo e ganha em eficiência e satisfação. Enquanto, a clínica tem menos dor de cabeça e consegue prestar um serviço de excelente qualidade para seu paciente.
Conclusão
É importante frisar que o agendamento online é mais um canal para que seu paciente possa marcar seus exames com maior facilidade, rapidez e num tempo menor.
O que não substitui o trabalho realizado pelo seu call center. Além disso, a plataforma não é necessita de um operador para funcionar. Isso significa ainda mais redução de custos para a instituição.
Enquanto, que uma central de atendimento necessita de uma equipe para que continue funcionando.
Você leitor, já conhecia ferramentas do tipo? Ou melhor, já usou alguma? Fale pra gente se gostou e como foi a marcação do seu exame.
