Relatórios: a importância para gestão eficiente

O dia a dia de qualquer empresa, é cheio de números, informações, relatórios e dados. Isso também acontece na área de gestão das empresas que trabalham com saúde e instituições como clínicas e hospitais.

Tudo o que entra e sai, como:

Materiais;
Medicamentos;
Pagamentos
Dados de plano de saúde e dos pacientes, etc.

São informações que se vistas de maneira isolada podem não significar algo tão expressivo, mas quando associados a outros dados e colocados em relatórios, são importantes para entender cada área dentro da instituição e saber quais são os próximos passos.

Falaremos agora sobre as principais diferenças positivas que os relatórios causam dentro da gestão de uma instituição.

Atuam como parte integrante do planejamento

Qualquer empresa deve ter um planejamento para conseguir alcançar seu sucesso. Seja este planejamento:

Financeiro (pagamentos, compra de materiais, planos de saúde),
Das metas internas;
Da disposição de leitos dentro de uma instituição,

É necessário que existam objetivos para que o caminho possa ser traçado de maneira organizada e correta.

Nos relatórios será possível encontrar dados concretos que permitirão à gestão hospitalar conhecer melhor os indicadores. Ou seja, saber o que está dando certo, se devem continuar agindo da mesma forma ou mostrar outro caminho a seguir, baseado nos indicadores de cada relatório.

Entregam informações atualizadas

Fazer relatórios de maneira recorrente faz com que sua gestão obtenha sempre informações atualizadas. Isso facilita muito o processo de tomada de decisões, pois existirá sempre uma base maior que permite adaptar qualquer tática ou estratégia a ser adotada da melhor maneira.

Dessa forma, as decisões são tomadas a partir de fatos que condizem com a atual situação da instituição, tornando possível identificar as necessidades da mesma com maior clareza e agilidade.

Organizam as informações

Com os relatórios prontos, as informações importantes estarão sempre estruturadas e organizadas. Eles podem ser feitos em forma de gráfico, texto, tabelas ou planilhas desde que isso facilite entendimento em cada caso.

Além disso, com os relatórios, os dados podem ser combinadas e cruzados, o que permite que as informações obtidas neles forneçam uma análise geral e completa da situação, contemplando diversos pontos ao invés de um só.

Avaliam o impacto na tomada de decisões

Os relatórios feitos de maneira regular ainda trazem mais um ponto positivo. Poder acompanhar de maneira mais palpável o resultado das decisões tomadas anteriormente.

Assim, a tomada de decisões é feita com um controle maior em relação a seus impactos.

Criam um histórico de dados

O histórico de dados é um fator extremamente importante resultado da criação regular de relatórios. Eles ajudam, nas futuras tomadas de decisões, a partir dele, é possível identificar as melhores direções a serem tomadas e ter noção dos resultados obtidos a partir das decisões anteriores.

Assim, é possível saber onde melhorar, o que manter e o que mudar, tornando a gestão mais eficiente por ter um histórico baseado em dados concretos e não em projeções.

Além disso, no caso específico de instituições de saúde, é importante também ter um histórico de dados de seus pacientes, como iremos mencionar a seguir.

Os principais relatórios de gestão

A seguir, iremos citar os principais relatórios da gestão de uma instituição de saúde.

Relatório de Faturamento

O relatório de faturamento analisará irá analisar quanto a instituição fatura por mês. Isso é essencial para que o gestor hospitalar consiga identificar quais são os períodos onde há aumento ou queda dos números.

São ainda, objetivos do faturamento hospitalar:

Emitir as faturas de cobrança dos serviços prestados (guias às operadoras);
Gerar relatórios de controle das faturas pagas e pendentes;
Manter um sistema de controle que emita informações que permitam obter os dados necessários ao processamento dos relatórios de faturamento;
Analisar os relatórios de faturas recebidas;
Verificar as ocorrências de glosas e identificar suas causas;
Providenciar as correções das glosas e localizar documentos comprobatórios;
Preparar os recursos de glosas às operadoras para correção e pagamento das mesmas;
Manter atualizados e organizados, pelo período de no mínimo cinco anos, os comprovantes dos serviços prestados, para atender às auditorias.

Contas a pagar e a receber

O relatório de contas a pagar e a receber é bastante relacionado ao relatório de faturamento. Ele exibe as cotas que a instituição tem para serem pagas e também para serem recebidas em um determinado período de tempo.

Relatório de glosas hospitalares

As glosas hospitalares existem quando, por algum motivo, o hospital não realiza a cobrança adequada, seja para mais ou para menos, e então, o convênio de saúde deve analisar e realizar a cobrança correta, repassando exatamente o que o paciente gastou.

Por isso, é importante que esses relatórios sejam feitos sempre que ocorrer algum caso de glosa.

Os mesmos documentos devem ser sempre encaminhados também aos convênios, afim de evitar as glosas técnicas (glosas realizadas por um enfermeiro auditor em procedimentos de enfermagem).

Dados dos pacientes

O relatório dos dados de cada paciente é, provavelmente, o relatório mais importante dentro de uma instituição de saúde.

Ele engloba desde um histórico de doenças familiares, descrito pelo próprio paciente, até informações sobre as últimas consultas, exames ou mesmo medicamentos utilizados.

Tudo isso pode ser usado para reduzir os impactos na saúde do paciente e ampliar o faturamento da instituição.

Em meio a esse cenário, hospitais e clínicas precisam ter outro olhar sobre seus sistemas de dados informatizados.

Pois, além de oferecerem maior praticidade e rapidez, tais relatórios são fontes de informações fundamentais que devem ser exploradas de forma minuciosa e frequente.