Com a exigência cada vez maior da população quando se trata de serviços de saúde, oferecer conforto e tranquilidade para o paciente é aspecto em que as instituições de saúde devem focar.
O paciente busca, antes de mais nada, um excelente atendimento dos profissionais que lidam com ele ao longo da sua trajetória de tratamento.
Com isso, sabemos que a marcação de consultas ainda é considerado um problema na área médica.
Em algumas instituições de saúde, agendar um procedimento implica em tantas dificuldades, como a demora, que alguns pacientes acabam até mesmo desistindo de realizar a marcação, e sabemos que não é isso que você quer em sua instituição.
Ligar para um call center, principalmente em horários de pico, pode ser uma tarefa muito cansativa e estressante.
E como sempre falamos, a experiência positiva do paciente será um dos principais diferenciais por fazê-lo escolher sempre a sua instituição no lugar de outras.
Pensando nisso, iremos apresentar todos os aspectos agendamento online.
Visão geral
O número de adesão de instituições de saúde e pacientes que estão utilizando o serviço tem crescido significativamente nos últimos tempos.
O agendamento online dá a possibilidade de o paciente e a organização possuírem um novo canal para agendar seus procedimentos, de maneira extremamente melhor do que a forma como é feito em um call center.
Primeiramente porque todo o agendamento é feito num intervalo de tempo 4 vezes menor e além disso, fica claro também que é muito mais fácil agendar online.
E se for analisado o lado da organização de saúde que oferece esse serviço para os seus pacientes, os ganhos são significativos.
Uma redução de custos em até 80% com os gastos com o agendamento de consultas tem sido comprovada, o que vale também para exames.
Outro beneficio é o de que as atendentes do call center terão um tempo maior para executar seu trabalho diário, trazendo um ganho de eficiência e satisfação para os pacientes.
Fazendo uma comparação de como é feito via call center: através dele, o paciente teria que pegar o telefone, esperar para ser atendimento (na grande maioria dos call center brasileiros há uma longa fila de espera para ser atendido), conversar com a atendente, ver se tem horário e depois marcar horário.
E caso ele precise remarcar o procedimento terá que passar pelo mesmo processo novamente.
O processo tradicional de marcar consultas possui inúmeras restrições. Por um lado, obriga o hospital a contratar um significativo quadro de funcionários para manter o call center funcionando adequadamente. O que pode representar custos elevados ao fim de cada mês.
Além disso, via telefone, o paciente só pode marcar suas consultas durante os horários de funcionamento deste setor, que costuma se limitar apenas ao horário comercial, justamente quando muitas pessoas não poderiam entrar em contato por estarem no trabalho ou se deslocando, aumentando ainda mais a dificuldade.
Com o agendamento online, além do próprio agendamento, existe também a confirmação automática de consultas e exames o que significa economia de escala, aumento de produtividade, facilidade na gestão das pessoas e liberação de mão de obra para funções com baixa rotatividade.
Como funciona?
O agendamento online, diferente dos feitos através de ligação telefônica, pode ser feito com poucos cliques, em poucos minutos.
E no mercado de saúde, os caminhos também estão sendo traçados através da informatização.
O paciente não precisa mais ligar para a clínica ou hospital. Basta entrar no site da instituição e realizar o agendamento online, rápida e tranquilamente.
Dessa forma, a experiência do paciente passa a ser bem melhor. Além da economia da instituição com mão de obra ser drástica: reduz em torno de 80% os custos com atendimento.
Para o usuário, o caminho é bem simples. Basta cadastrar os seguintes dados no site da clínica ou hospital, como CPF, RG, nome completo, data de nascimento, sexo, email, celular, entre outros.
Depois disso, ele cria uma senha e escolhe se a consulta será feita pelo convênio ou se será particular.
Depois, é só fazer o cadastro e escolher a especialidade médica na qual o paciente precisa ser atendido, o horário, o profissional e pronto, o procedimento já está agendado.
Na próxima vez que o paciente precisar agendar uma consulta na mesma instituição, basta usar o CPF e senha que ele já cadastrou, tornando o processo ainda mais rápido.
Se comparado a um atendimento tradicional, que costuma levar mais de 10 minutos, o processo online não passa de 2 minutos.
Vantagens
Redução nos erros de agendamento
Muitas vezes, por falta de atenção do atendente de call center acontecem erros. São marcadas duas consultas ou exames diferentes em um mesmo horário e com um mesmo médico, por exemplo.
Com o software de agendamento de consultas online, isso não acontece. Pois como é tudo automatizado, ao marcar qualquer procedimento em determinado horário, com determinado médico. Ele já fica bloqueado para qualquer outro agendamento.
Praticidade para o paciente
Entre todas as vantagens existentes no agendamento online. A maior com certeza é a flexibilidade que o paciente tem ao marcar a consulta.
Ele fica livre para marcar a consulta ou exame na hora em que ele considera melhor. Pois o sistema funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Além disso, através da internet, ele poderá agendar as consultas pelo do site da instituição através de qualquer dispositivo. Seja ele smartphone, tablet ou computador.
Satisfação do paciente
Sempre mencionamos que a satisfação do paciente é fator importantíssimo em uma instituição de saúde. Sem dúvidas, através do agendamento online, o paciente consegue marcar sua consulta ou exame de maneira mais prática, rápida e cômoda.
É um fato: ser colocado na espera telefônica por horas, não conseguir horários próximos disponíveis e com o profissional desejado. Ou mesmo não conseguir entrar em contato com a instituição pois o número está sempre ocupado, e desta forma ser redirecionado a diversos ramais antes de falar com quem realmente poderá resolver sua situação…
São inúmeros problemas que farão o cliente pensar duas vezes antes de agendar algum procedimento em sua instituição, ou até mesmo desistir.
Redução de custos
Com a ferramenta de agendamento online. Os custos com ligações (o custo de uma ligação no Brasil é de, em média, R$1,80) e com a contratação de funcionários para atendimento em call center diminuirá significativamente. Pois não será necessário profissionais para realizar esta função.
A Central de Marcação Online funcionará de maneira contínua. Ou seja, 24 horas por dia, 7 dias por semana.
O paciente tem a possibilidade de marcar a sua consulta no horário que ele desejar. Desta forma, não existe a necessidade de que esse agendamento seja feito apenas em horário comercial.
Para que você possa calcular o quanto você gasta por procedimento marcado através de seu call center. Desenvolvemos uma calculadora que irá te ajudar a fazer esse cálculo:
Calculadora de custos do Call Center
Basta preencher algumas breves informações. Ela irá te retornar o quanto você está gastando em média com sua equipe, e o quanto isso te custa por procedimento.
Além disso, uma estratégia que também tem dado grandes resultados é: Combinar o agendamento online com a confirmação automática de consultas e/ou exames.
Segurança
Sem dúvidas, uma das principais vantagens de um software de agendamento online é a segurança. Primeiramente pelo motivo que abordamos acima, a redução de erros de agendamento.
Além disso, com o software, as informações dos pacientes ficam armazenadas na nuvem, dentro de um HD ou de um servidor interno. E não em papéis, que podem se perder, rasgar ou coisa do tipo.
Na nuvem, as informações são criptografadas. O que quer dizer que só será possível identificar o que foi armazenado através de determinado código. Desta forma, é quase impossível perder ou roubar qualquer informação.
A nuvem ainda possibilita o acesso de suas informações através de qualquer dispositivo. Seja pelo computador, por um smartphone ou por um tablet. Basta ter a senha e uma conexão de internet.
Central de Marcação Online – CMO
Empresa líder em Agendamento Online Integrado no Brasil. A CM Tecnologia desenvolveu soluções para a área de atendimento, que vão desde o agendamento online de consultas e exames, à confirmação de presença automática (via e-mail e SMS), pagamento de procedimentos particulares, etc.
Dentro disso, a CMO (Central de Marcação Online) é a ferramenta que engloba todo o assunto que tratamos no texto.
Ela é uma plataforma de agendamento online de consultas e exames totalmente integrada ao sistema de gestão de hospitais, clínicas ou laboratórios.
Como já dissemos acima, através deste software, é possível agendar e confirmar a consulta. Além disso, também é possível remarcar algum procedimento em pouquíssimos minutos.
Por meio da plataforma que faz todo o processo de agendamento online. Existe também o serviço de cancelamento e remarcação do procedimento anteriormente marcado.
Este processo segue a mesma praticidade e facilidade do agendamento e pode ser feito num espaço mínimo de tempo.
Com isso, o paciente poupa tempo e ganha em eficiência e satisfação. Enquanto a clínica tem menos problemas para resolver, e dessa forma, consegue prestar um serviço de excelente qualidade para seu paciente.
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