Agendamento Online: Guia Definitivo

Oferecer conforto e tranquilidade para o seu paciente é obrigação de todas as instituições de saúde, principalmente aquelas que desejam adquirir novos clientes. Atualmente já existem algumas soluções como o agendamento online que podem te ajudar nisso, leia o artigo abaixo e descubra.

A maneira tradicional de marcação de consultas ainda é considerado um problema na área médica.

Ligar para um call center, principalmente em horários de pico, pode ser uma tarefa cansativa e estressante. Em algumas instituições, agendar um procedimento é tão complicado, que muitas pessoas preferem se automedicar!

A experiência positiva do paciente será sempre um dos diferenciais que o fará preferir sua instituição a outras. Este artigo busca sanar todas as dúvidas acerca do agendamento online explicaremos para você:

Como funciona o agendamento online;
Quais suas vantagens;
Como escolher a melhor ferramenta;
O que fazer depois de implantá-la.

Como funciona?

A era digital chegou para mostrar o poder da automatização, e o mercado da saúde também se encaminha para a informatização.

Ao invés de precisar ligar para a clínica ou hospital, basta entrar no site da instituição e realizar o agendamento online. Algo que antes tomava bastante tempo, agora pode ser feito com alguns rápidos cliques de qualquer lugar a qualquer hora do dia.

Dessa forma, a experiência do paciente passa a ser mais agradável, e as instituições economizam com mão de obra. Atualmente o agendamento online reduz cerca de 80% dos custos com atendimento.

Basta que, ao entrar no site da instituição, o usuário cadastre os dados abaixo:

CPF;
RG;
Nome completo;
Data de nascimento;
Sexo;
E-mail;
Celular;
Telefone;
Senha.

Depois, ele poderá escolher se a consulta será particular ou convênio. Caso opte por convênio, ele será direcionado a escolher:

Convênio;
Plano;
Número do cadastro (carteirinha).

Depois do cadastro, basta que o paciente escolha a especialidade médica que deseja, o horário, o profissional e pronto, o procedimento já está agendado!

Quando for se consultar novamente na instituição, ele só precisará inserir CPF e senha, tornando o processo ainda mais rápido.

Vantagens

Redução de custos

Com o agendamento online, os custos das instituições com ligações e contratação de funcionários no call center, diminuirá significativamente. Por ser uma solução automatizada, não é necessário que hajam muitos profissionais para realizar esta função.

Flexibilidade e praticidade para o paciente

O paciente fica livre para marcar a consulta ou exame na hora em que ele considera melhor, pois o sistema funciona 24 horas, 7 dias por semana.

Além disso, se houver conexão com a internet, ele poderá agendar suas consultas através de qualquer dispositivo:

Smartphone;
Tablet;
Computador.

Redução nos erros de agendamento

Muitas vezes, por falta de atenção do atendente de call center, são marcadas duas consultas ou exames diferentes em um mesmo horário e com um mesmo médico, por exemplo.

Com o software de agendamento de consultas online, isso não acontece, por ser automatizado, ao marcar qualquer procedimento, o horário é automaticamente bloqueado.

Segurança

Uma das principais vantagens de uma ferramenta de agendamento online é a segurança que ela proporciona. Além da redução de erros que citamos, as informações dos pacientes ficam armazenadas na nuvem, sem risco de perdas.

Saiba mais: Tecnologia na saúde: como proteger os dados da instituição

Na nuvem, as informações são criptografadas, isso significa que só será possível identificar o que foi armazenado através de um código.

Desta forma, é praticamente impossível que alguém as roube. A nuvem possibilita ainda que o usuário acesse as informações inseridas nela através de qualquer dispositivo conectado à internet. Basta que ele tenha a credencial de acesso para login.

Redução da taxa de não comparecimento

Além da facilidade proporcionada pelo agendamento online, é possível melhorar ainda mais a jornada do paciente com outras soluções.

O CM Confirma é uma maneira simples e eficiente de confirmar ou cancelar consultas reduzindo a taxa de no show e a lotação da agenda.

Quando integrada ao sistema de agendamento online, o software envia ao paciente um e-mail ou SMS para confirmar a consulta.

Isso funciona como um lembrete para o paciente e ajuda a reduzir a taxa de no show, pois caso seja necessário, o paciente pode cancelar a consulta apenas respondendo a mensagem.

O CM Confirma também ajuda a acabar com horários vazios da agenda do médico. Quando o paciente responde não confirmando a consulta, ela é automaticamente retirada da agenda, permitindo que novos pacientes que precisavam do atendimento consigam marcar.

Otimização do tempo de serviço e do paciente

O agendamento online é realizado em um período 4 vezes menor do que por telefone. Uma ligação pode demorar até 14 minutos ou mais, pelo congestionamento, vários redirecionamentos, ineficiência operacional… Em muitos casos, o paciente não é nem atendido de primeira.

“26% das pessoas não conseguem agendar uma consulta na primeira ligação”

Com o agendamento online, isso nunca acontecerá, o sistema estará disponível no site da instituição a qualquer dia da semana e a qualquer hora do dia.

Como escolher o melhor software de agendamento online

Depois de falarmos bastante sobre o funcionamento do agendamento daremos 5 dicas para a escolha da melhor ferramenta.

1#Oferecer facilidade de contato com a instituição

Como dissemos anteriormente, promover a melhor jornada possível para os pacientes é o ponto principal. Por isso, a empresa que oferecerá o sistema de agendamento online deve presar por esses mesmos valores.

É importante manter uma relação estreita entre paciente e instituição, isso fará com que a satisfação pelo serviço prestado seja maior.

O cliente precisa ter a garantia de que qualquer demanda será atendida pela empresa prestadora, isso faz com que a relação seja positiva para ambas as partes.

2#Ter um profissional dedicado ao sucesso dos clientes

O sucesso dos clientes ou customer success é o profissional ou área que auxiliará as instituições a atingirem melhores resultados. Diferente do suporte ou atendimento, o foco desse profissional é garantir os resultados do produto adquirido pela instituição.

Um exemplo de estratégia é o auxílio na divulgação do agendamento online desde o lançamento.

Dessa forma a instituição terá o sucesso esperado na parceria feita com a empresa, e o cliente ficará satisfeito por ver que ela cumpre o que prometeu.

3#Sistema responsivo

Estamos na era da informação, e o “boom” tecnológico facilitou a rotina das instituições que atuam no mercado da saúde.

Atualmente existem mais aparelhos celulares do que habitantes no planeta. A maioria desses aparelhos são smarphones, isso significa mais um meio de marcar consultar, mas se, e somente se, o site for responsivo.

Desta forma os pacientes poderão agendar também pelo celular, não ficando restritos apenas aos computadores.

Os aparelhos móveis facilitam ainda mais a possibilidade de o paciente agendar fora do horário comercial e por isso são uma grande vantagem.

4#Cumprir com os prazos estabelecidos

A confiança é um dos pilares de uma relação satisfatória entre as pessoas, para que ela exista, é necessário cumprir o que foi combinado.

Caso a empresa prometeu algo dentro de um prazo que não foi cumprido, isso prejudica as relações e pode acabar se repetindo.

Isso é ruim para todas as partes envolvidas, direta ou indiretamente no acordo. A instituição pode pensar que os pacientes não aderiram ao agendamento online e, por essa razão, não voltar a se interessar por ferramentas tecnológicas, por exemplo.

Desta forma, a empresa desiste de usufruir dos benefícios, porque quando contratou um serviço parecido, suas expectativas não foram atendidas.

Logo, é necessário contratar uma empresa que cumpra sempre o que prometeu!

5#Visibilidade nos portais de busca

As pessoas usam a internet para buscar todo tipo de informações, e isso pode ser usado a favor das instituições. Os portais de busca são ótimas fontes para adquirir novos pacientes se a instituição estiver bem posicionado em sites como:

Google;
Bing;
Yahoo.

Esta é uma das principais estratégias de Marketing Digital, a instituição precisa ser vista quando o paciente buscar determinados assuntos.

Por exemplo, quando a busca for feita para a palavra “médico cardiologista em Belo Horizonte”, estar entre as primeiras posições na primeira página trará um tráfego enorme para o seu site e por consequência, novos pacientes.

Essa estratégia é pauta do marketing de conteúdo e se chama SEO (Search Engine Optimization).

Se o site e a página de agendamento estiverem bem posicionados, com certeza, boa parte desses visitantes se tornarão novos pacientes.

O que fazer após contratar a ferramenta de agendamento online?

Depois de adquirir a ferramenta de agendamento online o que fazer? Como garantir que os pacientes de fato usem a ferramenta?

O primeiro passo para que o agendamento online se popularize entre os seus pacientes, é fazer com que eles saibam que agora você oferece o serviço.

Abaixo, algumas medidas essenciais a serem tomadas após a contratação do novo software:

Fácil visualização no site

Para que o agendamento online se popularize entre os pacientes, é necessário que ele tenha um lugar de destaque no site.

Deve estar explicito também no interior do site, principalmente no lançamento da ferramenta, algum banner falando sobre a praticidade que será marcar as consultas a partir de agora.

Esses banners podem conter botões que redirecionam o paciente para o agendamento online.

Aqui na CM, otimizamos as páginas para que quando o paciente procure a instituição no Google, apareça o link para o agendamento online.

E-mail marketing

Outra opção muito viável é utilizar o e-mail para divulgar o lançamento da ferramenta. Praticamente todo mundo tem um e-mail e é por isso que o ROI (retorno sobre investimento) valerá muito a pena.

Na CM, a estratégia que utilizamos com alguns de nossos clientes foi enviar um e-mail para os pacientes que costumavam agendar por call center.

Divulgação nas redes sociais

Redes Sociais são outros canais muito interessantes para divulgar o lançamento de um novo produto. O Facebook já possui mais de 1 bilhão de usuários, e o Linkedin é a rede social mais popular no ambiente profissional.

Por estarem muito presentes no cotidiano das pessoas, a comunicação com um público específico é facilitada. No Facebook, você pode fazer um anúncio direcionado e não precisa usar linguagem formal demais. Além de levar a mensagem ao paciente, as redes sociais são ótimas opções para gerar engajamento com eles.

Leia também: O uso de mídias sociais no mercado da saúde

Percebe a importância da divulgação?

Depois de adquirir a ferramenta, o próximo passo é investir pesado na divulgação! Conte para todo mundo sobre a nova forma de agendamento que a instituição possui, como ela funciona, etc.

Conclusão

Marcar consultas através do telefone nunca foi algo simples. Felizmente já existem soluções que facilitam totalmente esse processo e diminuem o stress dos envolvidos.

Entretanto, algumas instituições continuam com receios a respeito desse assunto. A maioria das soluções para os problemas do call center são caras, e isso piora quando passamos a considerar a situação atual do Brasil.

Então, que tal usar um sistema de agendamento online com preço justo e que se adapta às necessidades da instituição?

Conheça o CMO! A Central de marcação online desenvolvida pela CM Tecnologia.

CMO (Central de Marcação Online)

A CM Tecnologia nasceu para facilitar o dia a dia das pessoas, tanto pacientes quanto médicos e outros profissionais ligados à área.

Empresa líder em agendamento online Integrado no Brasil, a CM Tecnologia desenvolve soluções para a área de atendimento, que vão desde o agendamento consultas e exames, à confirmação de presença automática (via e-mail e SMS), pagamento de procedimentos particulares, etc.

Ela é uma plataforma de agendamento online de consultas e exames totalmente integrada ao sistema de gestão das instituições de saúde.

Como dissemos acima, através deste software, é possível agendar e confirmar consultas e exames. Existe também o serviço de cancelamento e remarcação do procedimento marcado anteriormente.

Este processo segue a mesma praticidade e facilidade do agendamento, e pode ser feito num espaço mínimo de tempo.