7 boas práticas de gestão de OPME em clínicas e hospitais

A gestão das Órteses, Próteses e Materiais Especiais (também conhecida pela sigla OPME), utilizada na rotina médica, é um assunto de extrema importância para profissionais ligados à gestão de processos da saúde.

Quando se fala em saúde, no que diz respeito a medicamentos ou qualquer artefato utilizado para fins de tratamento, é necessário haver padronização de processos para que os riscos à saúde dos pacientes sejam cada vez menores.

Imagine, por exemplo, um cenário onde cada instituição faz uso de seu próprio código de ética ou conduta para tratar seus pacientes, sem qualquer tipo de vigilância, fiscalização ou processos padronizados. Certamente, teríamos um cenário caótico capaz de colocar em risco as pessoas que estão mais vulneráveis neste processo, ou seja, os pacientes.

A organização imposta pelos órgãos competentes ligados à saúde, como o Ministério da Saúde, por exemplo, desempenham um papel protagonista na unificação da linguagem e das práticas executadas em todas as instituições que lidam com a saúde humana, sejam elas públicas ou privadas.

Com base nessa padronização, criamos este conteúdo para esclarecer as boas práticas recomendadas e estabelecidas como padrão para a produção, comercialização e gestão das OPMEs nas instituições de saúde.

O que é OPME?

A OPME é a sigla para Órteses, Próteses e Materiais Especiais. Esses elementos são produtos ou insumos usados na assistência à saúde por intervenção médica, odontológica ou de reabilitação, seja ela diagnóstica ou terapêutica.

Existe uma padronização oficial para a gestão da OPME?

Sim, a partir do avanço tecnológico que transformou estudos em novas técnicas e produtos de uso médico, o Ministério da Saúde no Brasil, em parceria com órgãos ligados ao ramo de Órteses e Próteses, elaboraram um Manual Oficial que estabelece diretrizes, além de propor soluções que mapeiam:

– Aquisição

– Recebimento

– Armazenagem

– Formas de utilização

– Métodos de controle

Dessa forma, o Min. da Saúde gera a necessidade de organização para que todas as unidades de saúde “falem a mesma língua”.

Quais instituições contribuíram para a padronização da Gestão de OPME?

Além do Ministério da Saúde, as organizações responsáveis pelo documento que padroniza as boas práticas de gestão de OPME são:

Quais práticas as instituições de saúde devem observar em relação às OPMEs?

Separamos aqui algumas práticas que todos os gestores ligados às instituições de saúde devem ter em mente quando se trata da gestão das OPMEs.

Considere essas recomendações como boas práticas que, ao serem incorporadas como padrão nos processos da instituição, poderão gerar ótimos resultados como consequência.

Entenda quais são as exigências básicas da gestão de OPME?

De início, existem 4 exigências que todos os órgãos envolvidos devem estar de acordo, que são:

A aquisição das Órteses, Próteses e Materiais Especiais devem ser registradas na Anvisa, de acordo com a Lei Nº 6360 imposta em 1976, sendo necessária a indicação técnica de uso na bula do produto.

Os fabricantes e distribuidores desses materiais devem estar legalmente habilitados para comercialização em território nacional

A solicitação de OPME só pode ser realizada por profissionais administrativos habilitados para essas transações.

Quanto à dispensação de OPME nos usos de reabilitação, o processo só é permitido em centros especializados ou estabelecimentos de saúde que prestam tal serviço.

Essas regras dispostas mostram que as OPMEs não podem ser fabricadas em qualquer lugar, por qualquer pessoa. Por se tratarem de materiais ligados ao contato com a saúde humana, é altamente necessário haver manufatura especializada baseada em estudos científicos atualizados e processos de gestão da qualidade padronizados pela Anvisa.

Redobre a atenção na logística das OPMEs

Até aqui comentamos sobre a importância da padronização no que diz respeito à fabricação dos insumos utilizados na rotina médica, porém, a logística compõe um valor vital em relação à gestão de OPMEs, uma vez que o abastecimento dos materiais especiais precisam estar em dia para uso em procedimentos médicos.

Isso significa dizer que o atraso pode implicar, inclusive, em problemas de saúde ao paciente, pela falta de recursos.

Neste sentido, a prática ideal que deve ser adotada por qualquer instituição ligada à saúde é a sistematização da gestão logística, de modo a tornar a rotina de solicitação de materiais automática e fluida.

Existe no mercado da tecnologia os ERPs, dentre outras soluções de gestão de distribuição capazes de dar aos gestores uma previsibilidade do estoque, gerando assim notificações automáticas e requisições de materiais diretamente com os fornecedores, alinhando assim o fluxo de materiais para que não haja pausas que prejudiquem o processo.

Garanta a constante capacitação das pessoas envolvidas na gestão das OPMEs

O Manual oficial de padronização da gestão das OPMEs prevê a criação de uma comissão técnica dentro de cada instituição, a qual deve ser responsável pela constante atualização das regras ligadas a esta área, no intuito de fornecer aos profissionais uma visão ampliada e atual das exigências deste mercado.

Essa comissão deve contar com representantes dos serviços:

médicos;
de enfermagem;
de reabilitação;
de farmácia; e
da área administrativa

Todas as áreas envolvidas são vitais para composição da comissão, pois lidam em algum momento com a recepção ou manipulação dos materiais especiais utilizados na rotina médica.

A função desses profissionais deve envolver o estudo e a revisão das descrições técnicas das OPMEs, ou seja, mapear a forma de utilização correta dos materiais, sempre de acordo com as normas vigentes, e assim transmitir conhecimento aos demais profissionais que executam os procedimentos.

Além disso, a comissão também é responsável pela análise de viabilidade econômica da aquisição das OPMEs, mirando sempre na inclusão de novos produtos e tecnologias para melhoria dos processos internos.

Esteja por dentro dos processo licitatórios das OPMEs

A licitação feita pelos estabelecimentos públicos de saúde devem sempre observar o que está disposto nas seguintes leis:

– Lei nº 8.666, implantada em 1993

– Lei nº 10520, implantada em julho de 2002

– Lei complementar nº 123, implantada em 2006

Essas leis dizem respeito a contratos feitos pela administração pública.

As licitações nesta área de fornecimento de OPMEs são realizadas na modalidade conhecida como Pregão, com preferência pelo modo eletrônico.

Já os demais órgãos que lidam com OPME (com ou sem fins lucrativos), podem analisar as formas mais adequadas para uma aquisição consciente desses materiais e insumos.

Garanta o alinhamento dos processos de recebimento e conferência de OPME

Além da logística, um processo que merece muita atenção é a instrução para recebimento e conferência dos produtos.

Como se trata de artefatos e insumos controlados pela Anvisa, cada produto tem seu código, descrição e selo (registro), os quais devem ser devidamente registrados em sistemas de gestão a fim de evitar o extravio ou uso indevido sem autorização ou registro de saída.

Por regra, cada OPME deve estar acompanhada de uma Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) ou documento correspondente que ateste a aquisição do produto.

Dispor de um sistema interoperável é essencial para melhoria do fluxo de dados, pois dessa forma, todos os dados computados na gestão de estoque se integram com as demais soluções administrativas da empresa, evitando assim os cadastros manuais em múltiplos sistemas, os quais geram maior incidência de erros humanos.

Redobre a atenção ao estoque mínimo no processo de armazenamento

Além dos cuidados básicos com a armazenagem de cada tipo de produto de acordo com suas especificações técnicas, os profissionais devem estar atentos ao controle de estoque mínimo.

Estoque mínimo nada mais é do que uma marcação numérica de quantidade mínima de tal produto que sinaliza a necessidade de solicitar sua reposição.

Existem soluções que permitem o cadastro de estoque mínimo, emitindo assim uma notificação ao operador sobre a necessidade de solicitação de reposição do material.

Além disso, existem soluções que, ao verificar o estoque mínimo, o próprio sistema já providencia uma solicitação automática do produto ao fornecedor, automatizando assim o processo comercial que precede à logística.

A grande vantagem de se utilizar de um sistema de gestão para os processos de armazenagem é a possibilidade de integração do estoque central com os estoques satélites.

Crie processos para solicitação e uso de OPME em procedimentos internos da instituição

Não basta apenas ter um estoque repleto de materiais ligados à OPME e assim utilizá-los na rotina clínica.

A instituição precisa criar procedimentos internos de aprovação do uso, para registrar a real necessidade dos materiais nos procedimentos.

Em caso de procedimentos eletivos, por exemplo, o ideal é que a solicitação seja realizada com tempo prévio de 48 horas, por meio de um formulário que contenha todos os dados do paciente.

Em outros casos, a solicitação deve ser revisada e assinada por um profissional responsável, o qual deverá averiguar se o material precisa de tratamento prévio antes do uso, por exemplo, materiais que precisam de esterilização antes da inserção no paciente.

Crie procedimentos internos que validem cada processo, ou seja:

que acompanhe o registro da solicitação feita pelo profissional que realizou o diagnóstico;
que acompanhe o registro da validação do profissional que liberou o material;
que acompanhe a finalização da esterilização do material antes do uso; e
que acompanhe a conclusão do procedimento no paciente.

Dessa forma, sua instituição terá um controle minucioso de todos os processos pelos quais o OPME passa antes de chegar ao seu destino final.

Atualizações constantes na área da saúde

Encerramos este conteúdo com uma recomendação básica a todos que lidam com processos que costumam evoluir rapidamente.

A saúde tem ganhado grande visibilidade não só no cenário nacional, como também no cenário internacional.

Big Techs brasileiras e também startups têm ganhado destaque na medida em que criam soluções que melhoram, facilitam e automatizam o dia a dia dos profissionais e pacientes, e é exatamente pela agilidade dessas evoluções que se faz necessário manter seu time sempre atualizado com as boas práticas.

Para uma ideia mais ampla e detalhada sobre as boas práticas do uso das OPMEs, basta acessar o Manual de Boas Práticas de Gestão das Órteses, Próteses e Materiais Especiais (OPME) desenvolvido pelo Ministério da Saúde.

Acesse o Blog Nuria, e fique por dentro de matérias específicas do ramo da saúde. Todas as semanas um novo conteúdo voltado para profissionais de Gestão da Saúde.